关于暑假期间有限开放档案利用服务的通知
各部门、单位，各位师生、校友：
按照《沙巴官网体育(中国)有限公司2022—2023学年校历》安排，暑假自2023年7月3日（周一）开始，至9月6日（周四）结束。根据学院相关通知要求，综合考虑师生、校友们可能的档案服务需求和学院综合档案室人员配备等实际情况，决定于暑假期间有限开放档案利用服务，具体安排如下：
1、暑假期间仅开放公函协查和师生预约查档服务，原则上不接待校外人员入校查阅利用档案，预约查档联系电话：0574-63712617。
2、开放档案服务时间：7月18日、8月14日(上午9:30—11:00 下午13:00—15:30）有工作人员到校集中办理师生、校友或相关单位的档案服务（协查）申请。
3、各部门、单位在以上集中办理时间之外，确因工作需要，需在暑假期间查阅利用档案的，请至少提前3天联系学院综合档案室，预约现场查档日期和时间。
查阅个人学籍和成绩档案的手续和注意事项详见《查阅录取通知书、学习成绩表、学籍表等须知》（学院主页/沙巴官网体育(中国)有限公司/办事指南）/bszn/6147.jhtml
通过原直通车政策保送宁大的校友，毕业生《成绩总表》和《学籍表》都在宁大档案馆，如个人档案中需补充在科技学院期间的学习成绩档案，请委托在校老师或同学利用自助打印设备打印（学院综合档案室未收入非毕业生的成绩分表）。相关手续和注意事项，请见学院主页/沙巴官网体育(中国)有限公司/办事指南/学习成绩表、学历证明自助打印须知:/bszn/10021.jhtml
请同学、校友们注意，个人的《查档委托函》（用扫描仪扫描成PDF格式，或用手机APP拍照后保存成PDF格式）、本人身份证原件正反面照片（PDF或JPG格式）尽可能提前发送到ds@nbu.edu.cn；单位的《档委协查函》请尽量通过顺丰寄送（办公电话是无法接收快递公司的系统通知，不能保证可以收到公函的到件消息）。工作人员在收到邮件（函件）后，将视具体情况尽快安排办理。
鉴于学院档案室人力不足，暑假期间档案利用服务申请响应时间无法确定，建议今年报考机关事业单位和国企（包括各类银行）、军校的同学，在机关事业单位和国企（含各类银行）任职的校友们（干部人事档案专项工作涉及每位在这些单位、企业任职的校友）尽量在7月30日前办理档案查阅利用（对于上述人员，学院档案室于今年2月27日专门发布过学籍档案利用的温馨提醒）。
学院综合档案室
2023年6月27日
查阅个人成绩、学籍档案须知
本《须知》所指个人成绩、学籍档案是指《录取通知书》、《毕业成绩总表》、《学籍表》和《普通高校录取新生名册》，查阅利用以上档案的具体规定如下：
一.本人办理
1.本人前来办理，持本人身份证原件即可办理。
二.委托办理
1.本人不能前来办理时，需向档案室提交查档委托书及身份证原件的扫描件，将委托书（pdf格式）及身份证原件的扫描件（JPG或PDF格式）发送至ds@nbu.edu.cn（必须在邮件主题中注明某某人的查档委托书。在邮件正文中写明档案材料复印件是否需密封后交付受委托人，是否允许受委托人拍摄档案材料复印件，未写明的默认为不需要密封，允许拍摄。）。委托书的内容应包含（但不仅限于）：毕业年度、所学专业（查询<录取通知书>和<普通高校录取新生名册>，要提供录取专业/大类的名称）、入学时间（录取当年，保留入学资格参军入伍，后退伍返校的同学，须同时提供高考录取、退伍返校2个时间）、利用目的和委托人联系电话等信息（参考模板见附件一）。委托书必须是本人手写，严禁机打。邮件发送后，请电告0574-63712617，并预约被委托人来校办理时间。
被委托人须持本人身份证，在档案室确认收到委托书信息后，于预约时间内前来办理。
2.若本人确有特殊情况，不能按规定发送《查档委托书》办理委托查档手续，可委托父母执出生医学证明（父母和孩子姓名信息齐全）、户口薄（父母和孩子在一个户口上，如孩子户口已迁出且户口薄重新制作过，则需要辖地派出所复印相关材料或出具相关证明）等有效亲子关系证明材料和父母本人身份证，在约定时间前来办理。如没有《查档委托书》，且来人不能提供有效亲子关系证明材料的，鉴于对学生个人信息安全和利益负责，学院档案室不予以提供相关档案的查阅利用服务。
如本人为现役军人等使用互联网和移动通讯设备受限的校友，请在方便打电话时，尽早致电0574-63712617咨询、联系相关事项。
三.公函协查
1．对于“干部人事档案专项工作”需补充相关（录取/入学信息）学籍档案材料的校友，学院档案室统一提供的是《普通高等学校录取新生名册》本人页复印件。需要此复印件的校友，若本人不方便来学院现场办理的，可由所在单位发协查函/联系函到学院档案室调取，来函需准确提供协查对象的录取时间、生源地、录取专业/大类、考生类别（艺术文/理、普通文/理、社体）、录取类型/批次（专升本、单招单考、定向委培）等信息（单位无协查函/联系函统一格式的，可参考附件二。）。来函在两页及以上，尤其协查对象信息和协查函/联系函正文不在同一页的，须加盖骑缝章。
学院档案室在收到协查函/联系函原件后，将以顺丰到付寄送相关材料。若公函中联系人、收件人非校友本人，请在来函中一并提供校友本人的联系电话，以便在需要时可及时联系。
2．应征入伍后保留学籍（入学资格）的同学，在报考军校（提干）需要《普通高等学校录取新生名册》本人页复印件、《录取通知书》复印件时，若所在部队同意，也可以采取公函协查方式，公函内容和格式可参照附件二。
*大类录取，入学后专业分流的同学，“录取专业/大类”要写所录取大类的名称（各大类所对应的分流专业，可查看当年的招生计划）；入学后转过专业的同学，“录取专业/大类”要写录取时的专业/大类名称。
*保留入学资格参军入伍的同学，退伍（役）返校后，“录取时间”要写高考录取的时间，不是退伍（役）返校的时间。
3.来函通信地址：沙巴官网体育(中国)有限公司综合档案室(图书馆705) 浙江省慈溪市白沙路街道学林路96号（宁大科院三号门）
联系电话：0574-63712617 联系人：茅老师
*综合考虑学校周边快递公司网点设置和派送方式等情况，建议优先考虑使用顺丰速运（SF）或邮政速递（EMS）。在发出快递后，请将快递单号发送至ds@nbu.edu.cn（在邮件主题中注明某某人的协查函快递单号）。
四．开放时间:
1.可查档（预约）时间：星期一下午13：30 —— 15：30；星期二 至 星期五，上午9：00——11：00，下午13：30 —— 15：30。
（双休日、寒/暑假轮休期间、国家法定节假日和需实施校园封闭管理的特情期间，不接待查档。）
2.根据学院新冠肺炎疫情防控规定，需进入校园办理档案利用的校友、学生家长、非校内师生被委托人，需提前1天通过学院访客申请系统提交申请（学院微信公众号/日常校务/访客申请），获得批准后，方可在约定时间入校。
*为提高申请审核效率，建议申请者提前致电0574-63712617咨询相关事项，或在提交申请后将个人信息的申请页面截图发送到ds@nbu.edu.cn.
五、注意事项
1．因历史原因，宁大科技学院2005年（2005级）及之前学生的《新生录取名册》原件保存在宁波大学档案馆，学院档案室保存的为复印件，建议到宁波大学档案馆查阅利用（联系电话：0574-87600221），或参见宁波大学校友网《校友学籍档案查询指南》宁波大学校友网 (nbu.edu.cn)。
2．宁大科技学院曾采取大类录取，学生入学后在大二进行专业分流的模式，这类学生的《普通高校录取新生名册》“录取专业”一栏写的是所录取的大类名称，毕业时学历证书上的专业名称是专业分流后所学具体专业的名称；还有一类学生是在校就读期间转过专业或参加过特色班选拔，毕业时学历证书上的专业名称和《普通高校录取新生名册》上的也不一样。这两类学生，若就职单位需要相关的书面证明，请联系学院教务部（学籍管理）/招生办公室，联系电话：0574-87600697，联系人：杨老师，办公地址：行政楼206室。
采用公函协查学籍档案信息方式的，可直接在公函中写明（勾选）是否需要有关专业变动的相关证明。协查函中明确需要相关证明的，学院档案室将通过内部程序协调办理，并与其它材料一并寄送；若协查函中明确不需要相关证明，事后又需要的，请自行联系学院教务部（学籍管理）/招生办公室；协查函中未明确（写明或勾选）是否需要相关证明的，默认为不需要（2021年9月18日起）。
3.学院档案室仅接收和保管学籍和成绩档案，学生个人档案，2019级之前的由学院学工部统一管理，如需查询个人档案或了解相关事项，请联系学院学工部就业指导办公室，联系电话：0574—87600533，办公地址：师生活动中心106室；2019级及之后的由各二级学院学工办管理，有需要请联系所在二级学院学工办，联系方式和办公地点详见《二级学院办事指南》沙巴官网体育(中国)有限公司 » 办事指南 (ndky.edu.cn)
4.《成绩总表（含GPA）》也可以在学院自助打印设备上进行自助打印，详见《学习成绩表、学历证明自助打印须知》沙巴官网体育(中国)有限公司 » 办事指南 (ndky.edu.cn)。
*友情提示宁波大学及原宁波林业学校、原宁波海洋学校、原宁波师范学校毕业生，利用录取名册、学习成绩表、学籍表等学籍档案请与宁波大学档案馆联系查用；原宁波师范学院毕业生，利用录取名册、学习成绩表、学籍表等学籍档案请与宁波市档案馆联系查用；如需开具学历证明等请与宁波大学教务处联系。宁大成教学院2001年之前的档案请联系成教学院。相关电话：宁波大学档案馆0574-87600221；宁波市档案馆0574-87186938；宁波大学教务处0574-87609829；宁波大学成教学院：0574-87220029。
附件一：查档委托书（参考模版）
注：
《查档委托书》需委托人本人全文手写并签名，严禁在模板打印件上手写填空，然后扫描成PDF格式的电子文件，和委
托人本人身份证原件正反面扫描件或照片（jpg或pdf格式）一起发送到电子邮箱：ds@nbu.edu.cn，发出后打电话0574-63712617 63712519告知并预约受委托人来查档的时间。
入学后转专业、退伍复读时重新选择专业的同学，必须如实填写录取时的专业/大类，否则无法查找录取时产生的档案。
受委托人需持本人身份证，在约定时间内来校办理档案查阅和利用手续。